PRACTICAS PRIVADAS
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Los reglamentos y las leyes federales especifican que todas las comunicaciones y los informes pertenecientes a los clientes de Tri County H.S.Inc. (Tres Condados), son confidenciales y requieren autorizacion escrita para la revelacion de los mismos, con las siguientes excepciones: 1 – La informacion revelada se hace a personal
medico en una emergencia. |
FECHA ORIGINAL EFECTIVA: 1 ABRIL, 2003
TRI COUNTY UMAN SERVICES, INC.
INFORMACION DE PRACTICAS PRIVADAS
ESTA NOTIFICACION DESCRIBE COMO VA A SER EMPLEADA LA INFORMACION ACERCA DE UD.
Y COMO SERA REVELADA, ASI COMO TAMBIEN LA FORMA EN LA CUAL UD. PODRA TENER
ACCESO A LA MISMA. pOR FAVOR REVISELA CUIDADOSAMENTE.
Una reglamentacion federal llamada “HIPAA Privacy Rule”, (Regulacion privada
HIPAA), requiere que nosotros proveamos notificacion detallada por escrito de
nuestras practicas privadas. Sabemos que esta notificacion es extensa. La
Reglamentacion HIPAA requiere que aboquemos en forma precisa muchas puntos
especificos en esta notificacion.
1 – NUESTRA OBLIGACION DE PROTEGER INFORMACION DE SU SALUD.
En esta informacion, describimos las formas que podemos usar y revelar
informacion del estado de salud de nuestros pacientes. La Reglamentacion Privada
de HIPAA requiere que protejamos la privacidad de la informacion sanitaria que
identifica a un paciente, o donde exista una base razonable que permita creer
que dicha informacion puede ser usada para identificar a un paciente.
Esta informacion es conocida como “infornacion protegida de la salud” o “PHH”.
Esta notificacion describe sus derechos como nuestro paciente y nuestras
obligaciones referentes al uso y revelacion del PHH. Se nos exige por ley que:
¨ Mantegamos la confidencialid de PHH acerca suyo.
¨ Proveamos a Ud. con esta notificacion de nuestras obligaciones legales y
practicas privadas con respecto a PHH; y
¨ Cumplamos con los terminos de nuestra Notificacion de las Practicas Privadas
que estan en efecto al corriente.
Nos reservamos el derecho de realizar alteraciones a esta Notificacion y a
realizar dichos cambios efectivos para todos PHH que ya poseamos de Ud. Si y
cuando dichos cambios se realizen, pondremos una copia de esta notificacion en
nuestras oficinas en un lugar visible. Tambien le proveeremos a Ud. con una
copia de la notificacion revisada, si asi lo solicita a la persona encargada.
2- COMO PODREMOS EMPLEAR Y REVELAR INFORMACION DE SALUD PROTEGIDA DE UD., USOS E
INFORMACION PARA TRATAMIENTO, PAGOS, Y OPERACIONES DE CUIDADO DE LA SALUD.
Las categorias que siguen a continuacion describen las diferentes formas que
podemos usar y revelar para el tratameinto, pagos u operaciones del cuidado de
la salud.
. Los ejemplos citados con cada categoria no incluyen cada uno de los diversos
tipos de uso o revelacion que pueden ser incluidos en esa categoria. TRATAMIENTO:
Podemos usar y revelar PHH suyo para proveer, coordinar o administrar su cuidado
de salud con otros. Por ejemplo, podemos emplear y revelar PHH cuando Ud.
necesite una receta medica, algun analisis de laboratorio. Rayos X o cualquier
otro servicio para el cuidado de la salud. Ademas de esto, podemos usar y
revelar PHH acerca de Ud. cuando tengamos que referirnos a otro proveedor de
cuidado medico. Por ejemplo, si Ud. es referido a otro medico, podemos revelar
el PHH a su nuevo medico con respecto a alergias que posea hacia algun
medicamento.
Asimismo, podemos revelar informacion acerca de Ud. (PHH), para el tratamiento o
actividades a otro proveedor de cuidados medicos. Por ejemplo, podemos enviar un
informe acerca del tratamiento nuestro a otro medico que lo refiramos, de manera
que el este en condiciones de tratarlo. PAGOS: Podemos usar y revelar PHH, de
manera que podamos cobrarle el pago por tratamiento y servicios que le proveamos.
Antes de proveer tratamiento o servicios, debemos de compartir los detalles con
su plan de salud medica de los servicios que se propone recibir. Por ejemplo,
podemos solicitar aprobacion de pago de su plan de salud medica antes de proveer
dichos servicios. Podemos usar y revelar PHH para averiguar si su plan medico
cubrira los costos del cuidado y servicios a ser provistos Tambien, podemos usar
y revelar PHH para confirmar que Ud. esta recibiendo el cuidado necesario para
obtener el pago de dichos servicios.. Podemos usar y revelar PHH para cobros,
manejo de reclamos y actividades relacionados con el cobro. Podemos revelar PHH
a companias de seguro que le provean con cubertura adicional. Podemos revelar un
PHH limitado a agencias de informes al consumidor que traten con cobros
adeudados.
Podemos revelar tambien PHH a otro proveedor de salud medica o compania o plan
de salud medica requerido para cumplir con la Reglamentacion Privada de HIPAA
para actividades de pago de ese proveedor de salud medica, compania o plan de
salud. Por ejemplo, podemos permitir una compania de seguro de salud medica que
revise PHI para las actividades de esa compania de seguros, a fin de determinar
los beneficios a pagar por ese cuidado.
OPERACIONES DEL CUIDADO DE LA SALUD. Podremos usar y revelar PHI al cumplir con
actividades comerciales, que son llamadas operaciones del cuidado de la salud.
Estas incluyen realizar funciones que nos permitan mejorar la calidad del
cuidado que proveemos y reducir los costos de dicho cuidado. Podemos usar y
revelar PHI acerca suyo en las siguientes operaciones del cuidado de la salud.
¨ Revisar y mejorar la calidad, eficiencia y costo del cuidado que proveemos a
nuestros pacientes. Por ejemplo, podemos usar el PHI acerca suyo para
desarrollar medios de ayudar a nuestros medicos y personal a decidir como se
pueden mejorar los tratamientos medicos que proveemos a otros.
¨ Mejorar el cuidado de la salud y disminuir los costos para grupos de personas
que tienen los mismos problemas de salud y ayudar a manejar y coordinar el
cuidado de esos grupos de gente. Podemos usar PHI para identificar grupos de
personas con los mismos problemas de salud para proveerles informacion, por
ejemplo, acerca de alternativas de tratamiento y clases educativas.
¨ Revisar y evaluar las habilidades. calificaciones y desempeno de los
proveedores de cuidado de salud que se ocupen de Ud. y otros pacientes.
¨ Proveer programas de adiestramiento para estudiantes, aprendices,, proveedores
de programs de salud, o profesionales no-encargados de programs de la salud o
personal en algun campo particular o especialidad. Por ejemplo ,( personal
encargado de las facturas, cobros) con el fin de ayudarlos en la practica y
mejoramiento de sus habilidades.
¨ Cooperar con diversas organizaciones externas que determinan la calidad del
cuidado que ofrecemos.
¨ Cooperar con organizaciones externas que evaluan, certifican o proveedores de
cuidado medico certificados o personal en un area particular o especialidad.
Podemos usar o revelar el PHI, de manera que alguna de nuestras enfermeras pueda
certificarse con suficiente experiencia en algun area especifica de enfermeria.
¨ Cooperar con diversas personas que reveen nuestras actividades. Por ejemplo,
PHI puede ser analizado por medicos que revisan los servicios que le han
prestado, y asimismo por contadores, abogados, y otros profesionales que le
asistan en el cumplimiento de la ley administracion de nuestos servicios.
¨ Asistirnos en la formulacion de planes para futures operaciones.
¨ Resolviendo reclamos dentro de nuestra practica.
¨ Reveer nuestras actividades y usar o revelar el PHI en el evento de que
vendamos nuestra practica a otra Agencia o combinarla con alguna otra.
¨ Desarrollo y planeamiento commercial, tales como analisis de administracion de
costos.
¨ Administracion del negocio y actividades administrativas generales de nuestra
practica, incluyendo la administracion de nuestras actividades relatives al
cumplimiento de la Reglamentacion Privada de HIPAA y otros requisitos legales.
¨ Crear informacion “no-identificable” que no identifica a ningun individuo.
Si algun otro proveedor de salud medica, compania, o plan de salud medica, que
sea requerido de cumplir con la reglamentacion privada de HIPAA tiene o ha
tenido relacion alguna con Ud., podremos revelar PHI acerca suyo para ciertas
operaciones del cuidado de la salud o de ese proveedor o compania que trata con
la salud. Por ejemplo, dichas operaciones del cuidado de la salud puden incluir:
revision y mejoramiento de la calidad, eficiencia y costo del cuidado provisto;
revision y evaluacion de las habilidades , calificaciones y desempeno de los
proveedores de cuidado de la salud, proveer programas de adiestramiento para
estudiantes, aprendices, proveedores de cuidado de salud, o profesionales que no
tengan que ver con el cuidado de la salud., que cooperen con organizaciones
externas que evaluan, certifican o proven con licencias de operacion a
proveedores de cuidado de la salud o personal en un area particular o
especialidad, y asistir con actividades de cumplimiento legal de ese proveedor o
compania.
Podemos tambien revelar PHI para operaciones del cuidado de la salud de “un
arreglo organizado dek cuidado de la salud” en el que participamos. Un ejemplo
de este arreglo mencionado es el cuidado conjunto provisto por los medicos que
tratan los pacientes y el hospital.
COMUNICACION DE NUESTRA OFICINA: Podremos ponernos en contacto con Ud. Para
recordarle acerca de sus citas y proveerle informacion acerca de alternativas de
tratamiento u otros beneficios relacionados con la salud asi como servicios que
puedan interesarle.
OTROS USOS Y REVELACIONES QUE PODEMOS REALIZAR SIN SU AUTORIZACION ESCRITA .
Usos y revelaciones que Ud. Tiene la oportunidad de aceptar o rechazar.
Podremos usar y revelar PHI acerca suyo en algunas situaciones donde Ud. Tendra
la oportunidad de aceptar o rechazar a ciertos usos y revelaciones de PHI que le
atanan. Si U. no las rechaza, entonces podremos usarlos y revelar los
concenientes al PHI.
Individuos involucrados con su cuidado o pagos por sus cuidados: Podemos revelar
el PHI acerca suyo a un miembro de su familia, amigo intimo, o cualquier otra
persona por Ud .identificaada, si esa informacion esta directamente relacionada
con la persona que esta involucrada con su cuidado medico o pagos por dichos
servicios. Si Ud. esta presente y consiente o rechaza (o si Ud. esta disponible
por adelantado), entonces nosotros podemos usar o revelar PHI si Ud. no lo
objeta, despues que se le haya informado de su oportunidad para rechazo. Si Ud.
no esta presente o incapaz de rechazar o consentir, podremos ejercer nuestro
mejor juicio profesional para determinar si el uso del PHI o la revelacion del
mismo obra en sus mejores intereses. Por ejemplo, si Ud. es traido a esta
oficina y es incapaz de comunicarse normalmente con su medico por cualquier
razon, nosotros buscaremos la forma apropiada (para su mejor beneficio), de
suministrarle la receta y otras provisiones medicas que necesite, a su amigo o
pariente que lo trajo para tratamiento. Podremos tambien usar y revelar PHI para
notificar a dichas personas su domicilio, condicion general o deceso. Podremos
asimismo coordinar con agencias para ayuda en casos de desastres (emergencias),
con este tipo de notificacion. Tambien podremos emplear juicio profesional y
nuestra experiencia con practicas comunes, para tomar decisiones razonables que
protejan sus mejores intereses, permitiendo a una persona actuar en su
representacion, a efectos de recoger recetas, provisiones medicas, rayos X, u
otras necesidades de PHI suyas.
OTROS EMPLEOS Y REVELACIONES QUE PODEMOS REALIZAR SIN SU AUTORIZACION ESCRITA U
OPORTUNIDAD DE RECHAZAR O ACEPTARLAS.
Podemos emplear y revelar PHI acerca de Ud. en las siguientes circunstancias sin
su autorizacion u oportunidad de aceptar o rechazar, salvo que nosotros
cumplamos con ciertas condiciones que pueden aplicarse:
Requerido por Ley: Podremos emplear y revelar PHI segun sea requerido por ley
fedral, estatal o local. Cualquier revelacion cumple con la ley y esta limitado
a los requerimientos de la misma. Actividades de Salud Publica: Podemos usar y
revelar PHI a autoridades de Salud Publica u otras personas autorizadaas a
cumplir ciertas funciones relativas a salud publica, incluyendo las siguientes:
¨ Para prevenir o controlar enfermedad, incapacidad fisica o heridas.
¨ Para reportar enfermedad, herida, nacimiento o muerte.
¨ Para informar acerca de abuso o abandono de ninos.
¨ Informar sobre reacciones a medicamentos o problemas con otros productos o
dispositivos regulados por la Adimistracion de Drogas y Alimentos (FDA) u otra
actividades referentes a la calidad, seguridad o efectividad de productos
regulados por la FDA, asi como actividaedes de esa.
¨ Ubicar y notificar a las personas de retiros del mercado de productos que
esten usando.
¨ Notificar a la persona que haya sido expuesta a una enfermedad contagiosa a
fin de controlar el riesgo a que ha sido expuesta, al contraer o contagiar dicha
enfermedad; o
¨ Informar a su empleador, en circumstancias limitadas, acerca de heridas o
enfermedades en el lugar de trabajo, o bajo control medico en el trabajo.
Abuso, neglicencia o violencia domestica. Podremos revelar PHI en ciertos casos
a las apropiadas autoridades gubernamentales, si creemos razonablemente que un
paciente ha sido victima de violencia, abuso o neglicencia domestica.
Actividades sobre el descuido de la salud. Podremos revelar el PHI a una agencia
que trata con descuidos de la salud, que incluye: por ejemplo, auditorias (inspecciones),
investigaciones, actividades descip;linarias y de certificacion, y otras
activiades realizadas por agencias que traten con descuido de la salud, para
controlar el sistema de cuidado de la salud, programas gubernamentales del
cuidado de la salud, y cumplimiento con ciertas leyes.
Juicios y otrso procedimientos legales. Podremos revelar o informar PHI cuqndo
sea requerido por una Corte u orden administrativa de Tribunal. Tambien podremos
revelar PHI como respuesta a “subpoenas” , requisitos legales, u otros
procedimientos legales obligatorios, y despues que se hayan hecho esfuerzos para
obtener una orden que proteja la informacion solicitada.
Cumplimiento de la Ley.: Bajo ciertas condiciones, podremos revelar PHI a
oficiales del cumplimiento de la Ley, para los siguientes propositos, cuando
dicha revelacion es:
¨ Acerca de una posible victima de crimen si, bajo ciertas circumnstancias
limitadas, somos incapaces de obtener el acuerdo de la persona, a causa de
incapacidad fisica o una emergencia.
¨ Notificar a Agencias de La Ley de una muerte que se sospecha haya ocurrido en
razon de conducta criminal.
¨ Requerido por Ley.
¨ En respuesta a una orden de la Corte, orden de arresto, “subpoena”, citaciones,
pedidos de agencias administrativas, u otro proceso autorizado.
¨ Para identificar o localizar un sospechoso, fugitivo, testigo material, o
persona desaparecida.
¨ Acerca de un crimen o crimen sospechado cometido en nuestras oficinas, o
¨ En respuesta a una emergencia medica que no ocurrio en nuestras ofoicinas,
necesaria para reportar un crimen, incluyendo la naturaleza del hecho, la
ubicacion del mismo o la victima, asi como la identidad de la persona que lo
cometio.
Directores de Funerarias, Medicos Policiales (coroners), Examinadores Medicos
Policiales: Podremos revelar PHI a un medico policial o examinador (medico
tambien) policial a fines de identificacion de una persona fallecida y
determinar la causa de dicha muerte. Ademas, podremos revelar PHI a directores
de funerarias, segun lo autorice la ley, a fin de que puedan cumplimentar sus
trabajos.
Donaciones de organos y tejidos: Si ud es un donante de organos, podremos
emplear o revelar el PHI a organizaciones que asisten en procurar, ubicar y
transplantar organos a fin de facilitar el transplante y donacion de los mismos.
Investigacion: Podremos usar y revelar el PHI acerca suyo para propositos de
investigacion bajo ciertas limitadas circumstancias. Debemos de obtener una
autorizacion escrita para poder hacerlo, excepto en situaciones en que un
projecto de investigacion posee criterios detallados y especificos establecidos
por la Reglamentacion Privada de HIPAA, a fin de asegurar la privacidad de PHI.
Para evitar una seria amenaza a la seguridad o a la salud: Podremos usar o
revelar PHI acerca de Ud., en circumnstancias limitadas cuando sea necesario
prevenir una amenaza a la salud o a la seguridad de una persona o el publico. La
revelacion debe ser hecha solamente a la persona que es capaz de prevenir dicha
amenaza.
Funciones Gubernamentales Especializadas: Bajo ciertas circumnstancias podremos
revelar PHI:
¨ Para ciertas actividades de veteranos o militares, incluyendo la eligibilidad
de veteranos para beneficios de los mismos y cuando se determinen esos por las
autoridades miloitares pertinentes.
¨ Para actividades de inteligencia y seguridad nacional.
¨ Para asistir en la provision de servicios de proteccion para el presidente y
otros.
¨ Para la salud y seguridad de presos y otros en Instituciones de Correcion (Prisiones),
u otras situaciones similares, para la seguridad general y mantenimiento de la
salud en dichas facilidades.
Revelaciones requeridas por la Reglamentacion Privada de HIPAA: Se nos requiere
que revelemos PHI al Secretario General del Departamento de Salud de USA y
Servicios Humanos, cuando asi sea requerido, para revisar nuestra firme
adherencia con las normas y regulaciones de la Reglamentacion Privada de HIPAA..
Se nos requiere asimismo, en ciertos casos que le revelemos a Ud. el PHI, segun
Ud. lo solicite, para propositos de contabilidad u otros.
OTROS USOS Y REVELACIONES DE INFORMACION PROTEGIDA DE LA SALUD QUE REQUIEREN SU
AUTHORZACION
Compensacion a trabajadores: Podremos revelar PHI segun lo autorice las leyes de
compensacion al trabajador, u otros programas similares que proveen beneficios a
trabajadores por heridas o enfermedades relativas a empleo/s.
OTROS USOS Y REVELACIONES DE INFORMACION PROTEGIDA DE LA SALUD REQUIEREN SU
AUTHORIZACION.
Todos los otros usos y revelaciones que hagamos de PHI referente a Ud. pueden
hacerse solo con su autorizacion por escrito. Si Ud. nos ha autorizado a usar o
revelar su PHI, puede revocar esa decision en cualquier momento, excepto hasta
el punto que la hemos usado.
III - SUS DERECHOS RESPECTO A INFORMACION PROTEGIDA DE LA SALUD CONCERNIENTES A
UD..
Por Ley Federal, Ud. posee los siguientes derechos referentes al PHI suyo:
Derecho de solicitar restricciones en la informacion: Ud. tiene el derecho de
solicitar restricciones en el PHI, que podamos usar para operaciones de pagos,
tratamiento y cuidado de la salud. Puede tambien solicitar restricciones
adicionales en nuestras revelaciones del PHI a ciertos individuos involucrados
en su cuidado, que de otra forma sean autorizados por la Reglamentacion Privada.
No estamos obligados a aceptar su solicitud. Si aceptamos su pedido, estamos
obligados a aceptar su solicitud excepto en ciertos casos, en el cual la
informacion es necesaria para tratarlo en caso de emergencias. Para cualquier
tipo de solicitud y restricciones, debe de hacerlo por escrito a nuestro Oficial
Privado. En su pedido, por favor incluya (1) la informacion que desea restringir,
(2) en que forma desea restringirla (por ejemplo: restringir el uso a esta
oficina, solo a personas ajenas a esta oficina, o a ambos), y (3) a quien o
quienes desea que se aplique esta restriccion.
Derecho para recibir Comunicaciones confidenciales: Posee el derecho de requerir
comunicaciones referentes a PHI en una cierta manera y en un sitio diferente.
Por ejemplo, puede solicitar que lo consigamos en su domicilio, en vez de en su
lugar de empleo.. Debe de hacer esta solicitud por escrito a nuestro Oficial
Privado. Debe de especificar la forma que desearia ser contactado (por ejemplo:
por correo regular dirigido a su casilla postal y no a su domicilio). Se nos
requiere que tratemos de considerar pedidos razonables.
Derecho para inspeccionar y copiar: Ud. tiene el derecho de solicitar la
oportunidaad de inspeccionar y recibir una copia del PHI acerca suyo en ciertos
documentos que nosotros mantenemos. Esto incluye sus informes medicos y facturas
de honorarios, pero no incluye notas privadas psicoterapeuticas o informacion
conjunta o preparada por procedimiento administrativo, criminal o civil. Podemos
denegar su solicitud de copiar e inspeccionar PHI solamente en limitadas
ocasiones. Para inspeccionar y copiar PHI favor de comunicarse con el Oficial
Privado. Si Ud. solicita una copia del PHI suya, podremos cobrarle una tasa
razonable por el copiado, gastos de correos, trabajo y otros gastos relativos a
su pedido.
Derecho a enmienda: Ud. tiene el derecho pedir que nosotros corrijamos (enmendemos)el
PHI suyo, hast tanto dicha informacion se mantenga en nuestras oficinas. Para
solicitar esto, debe de hacerlo por escrito a nuestro Oficial Privado.. Debe de
proveernos asimismo, la razon de ese pedido. Nos reservamos el derecho de negar
su pedido en ciertos casos, incluyendo que no lo haga por escrito, o no nos
provea con una razon valedera.
Derecho a recibir una justificacion de las revelaciones: Posee el derecho de
solicitar una “explicacion” de ciertas revelaciones que hayamos hecho de su PHI.
Esta es una lista
de las revelaciones hechas por nosotros durante un determinado periodo de hasta
6 anos, excepto
las que se han hecho por: tratamiento, pagos o operaciones del cuidado de la
salud; para el uso o relacionadas con el directorio de la facilidad; a miembros
familiares o amigos envueltos en su cuidado; a Ud. directamente, siempre que se
acompane con una autorizacion suya o de su representante personal, o por ciertos
propositos de notificacion (incluyendo propositos de seguridad nacional,
inteligencia, de orden correccional y de la ley) y revelaciones hechas antes de
Abril 2003. Si Ud desea hacer tal peticion, favor de ponerse en contacto con
nuestro Oficial Privado que se halla enlistado al final de esta notificacion. La
primera lista que solicite en un periodo de 12 meses sera gratis, pero nos
reservamos el derecho de cobrarle quizas con costos razonables, por listas
adicionales en el mismo periodo de tiempo (12 meses). Le informaremos acerca de
esos gastos y Ud. puede elegir cancelar su pedido, antes de que se incurran.
Derecho a una copia de esta Notificacion: Ud. posee el derecho de recibir una
copia de esta Notificacion en cualquier momento. Ud. tiene derecho a una copia
de esta Notificacion aun si ha accedido a recibir una en forma electronica.
Para obtener una copia de esta Notificacion, favor de ponerse en contacto con
nuestro Oficial Privado, cuya direccion se encuentra al final de esta.
IV- RECLAMOS (QUEJAS)
Si Ud. presume que sus derechos de privacidad han sido violados, puede llenar
una queja con nosotros o con el Secretario del Departamento de Salud y Servicios
Humanos de USA. Para hacerlo con nuestras oficinas, favor de comunicarse con
nuestro Oficial Privado en la direccion y numero abajo provisto. No tomaremos
accion alguna contra Ud. por hacerlo.
V –PREGUNTAS
SI TIENE ALGUNA DUDA O PREGUNTA ACERCA DE ESTA nOTIFICACION, FAVOR DE
COMUNICARSE CON NUESTRO OFICIAL PRIVADO ENLISTADO ABAJO.
VI – IFORMACION PARA COMUNICARSE CON NUESTRO OFICIAL PRIVADO
Puede lograrlo en la siguiente direccion y telefono:
TRI-COUNTY HUMAN SERVICES, INC.
ATTN.: DONN C. VAN STEE, OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
4683 E. COUNTY ROAD 540 A
LAKELAND, FL. 33813
(863) 709-9392
Esta notificacion fue publicada y se hizo efectiva por primera vez en: Abril 1,
2003